Kunden

Die Kundenverwaltung ist eines der umfangreichsten Module in DiKAS. Hier verwalten Sie Stammdaten, Firmenkunden, Guthaben mit Dual-Balance-System, Treuepunkte, Rechnungen, Abonnements, Dokumente und Lieferadressen. Über 60 Felder pro Kunde ermöglichen eine lückenlose Verwaltung vom Privatkunden bis zum Firmenkunden mit SEPA-Mandat.

Admin → Kunden

💡 Im Normal-Modus (Umschalter oben rechts) sind nur die wichtigsten Reiter sichtbar: Stammdaten, Guthaben, Belege, Rechnungen. Die Reiter Punkte, Abos, Dokumente, Lizenzen sowie der Bank-/SEPA-Bereich der Stammdaten erscheinen erst im Experte-Modus. Hilfe-Symbole (?) erklären u. a. Karten-Nr., SEPA-Mandat, Kreditlimit und Zahlungsziel.

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Kunden-Übersicht

Die Kundenliste zeigt alle angelegten Kunden mit Spalten: Nr, Name, Firma, Ort, Telefon, Guthaben, Letzter Besuch und Aktionen. (Treuepunkte und der Gesamtguthaben-Überblick stehen im Tab „Guthaben".)

Kunden suchen

Das Suchfeld durchsucht Name (Vor-/Nachname), Firmenname, Kundennummer und E-Mail-Adresse. (Suche nach Telefon- oder Kartennummer ist über das Suchfeld derzeit nicht möglich.)

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Kunden anlegen

„+ Neuer Kunde" → Tab „Allgemein":

Stammdaten

Feld	Beispiel	Pflicht?
Vorname	Thomas	Nein
Nachname	Müller	Ja
Kundennummer	10042	Auto-generiert (eindeutig — Duplikate werden abgelehnt)
E-Mail	thomas@example.com	Nein
Rechnungs-E-Mail	buchhaltung@firma.de	Nein (Fallback: E-Mail)
Telefon	089 1234567	Nein
Mobil	0170 1234567	Nein
WhatsApp-Nummer	+49 170 1234567	Nein
WhatsApp Opt-in	Ja / Nein	Für Marketing-Nachrichten
Notizen	Allergiker, kein Sellerie	Nein

ℹ️ Es genügt Nachname oder Firma — einer von beiden muss gesetzt sein. Stammdaten sind in die Unter-Reiter „Adresse" und „Bank / Konditionen" gegliedert. Die Karten-ID lässt sich per NFC-Lesen-Button direkt einlesen; nach IBAN-Eingabe werden BIC und Bankname automatisch ergänzt.

Adresse

Feld	Beschreibung
Straße + Hausnummer	Hauptstraße 12
PLZ / Ort	80331 München
Land	Deutschland
Geodaten	Breitengrad / Längengrad (für Lieferservice-Entfernung)

Firmenkunden-Felder

Feld	Beschreibung
Firmenname	Name der Firma (wird als Anzeigename verwendet)
USt-IdNr.	Umsatzsteuer-ID (löst Reverse Charge aus bei EU-Ausland)
Netto-Modus	Beträge ohne MwSt ausweisen
Nicht mahnen	Kein automatisches Mahnwesen

ℹ️ Folgende Felder sind in der Admin-Maske editierbar: Geburtsdatum, Rabatt (%), „Auf Kredit erlauben" (Checkbox) und Kreditlimit (€). Das Kreditlimit lässt sich nur eingeben, wenn „Auf Kredit erlauben" angehakt ist — andernfalls ist das Feld deaktiviert. „Auf Kredit erlauben" erlaubt die Zahlung über die Zahlungsart Hausbon. Noch nicht editierbar (Felder existieren intern): der Lieferadressen-Editor und die Kundengruppen-Zuordnung.

SEPA / Bankdaten

Feld	Beschreibung
IBAN	Für SEPA-Lastschrift
BIC	Bank-Identifikation
Bankname	Name der Bank
SEPA-Mandatsreferenz	Eindeutige Mandatsnummer
SEPA-Mandatsdatum	Datum der Mandatserteilung
Zahlungsziel (Tage)	Standard-Zahlungsfrist für Rechnungen

Kundenkarte

Feld	Beschreibung
Kartennummer	NFC-Karten-ID oder Kundenkartennummer (eindeutig — Duplikate werden abgelehnt)
Kartenpfand bezahlt	Ob Pfand für die Karte erhoben wurde

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📋 Kunden-Tabs im Detail

Tab: Allgemein

Stammdaten, Firmeninformationen, SEPA-Daten, Kundengruppe und Sonderkonfiguration (Netto-Modus, Nicht mahnen, Rabatt).

Tab: Guthaben

DiKAS verwaltet ein Dual-Balance-System mit getrennten Konten:

Konto	Beschreibung
Barkonto (AccountBalance)	Aufgeladenes Guthaben vom Kunden
Bonuskonto (BonusBalance)	Automatischer Bonus bei Aufladung

Aufladebonus: Wenn der Betrieb z. B. 10 % Bonus bei Aufladung konfiguriert hat, erhält der Kunde bei einer Aufladung von 100 € zusätzlich 10 € auf das Bonuskonto. Beim Bezahlen werden beide Konten berücksichtigt — zuerst Bonuskonto, dann Barkonto.

Auszahlung: Über den Auszahl-Button im Guthaben-Tab. Nur vom Barkonto möglich (Bonusguthaben kann nicht ausgezahlt werden).

Transaktionstypen:

Typ	Beschreibung
Aufladung (0)	Barkonto-Aufladung durch Kunden
Verwendung (1)	Guthaben-Zahlung an der Kasse
Korrektur (2)	Manuelle Anpassung
Bonus-Aufladung (3)	Automatischer Bonus bei Aufladung
Bonus-Verwendung (4)	Bonus-Guthaben verwendet
Auszahlung (5)	Barkonto-Auszahlung an Kunden

Transaktionshistorie:

Spalte	Beschreibung
Datum	Zeitpunkt der Buchung
Typ	Aufladung, Verwendung, Korrektur, Bonus, Auszahlung
Betrag	Betrag der Buchung
Barkonto danach	Kontostand nach Buchung
Bonuskonto danach	Bonusstand nach Buchung
Bon-Nr.	Zugehöriger Kassenbon

Tab: Punkte

Treuepunkte-System (immer aktiv — Punkte werden je Artikel über das Feld „Punkte" vergeben):

• Aktueller Punktestand
• Punkte-Historie (gesammelt, eingelöst, korrigiert)
• Konfiguration: Punkte pro Euro (z. B. 1 Punkt = 1 €)

Transaktionstyp	Beschreibung
Gesammelt (0)	Punkte durch Einkauf verdient
Eingelöst (1)	Punkte als Rabatt eingelöst
Korrektur (2)	Manuelle Anpassung

Tab: Rechnungen

Liste aller Kundenrechnungen:

Spalte	Beschreibung
Rechnungs-Nr.	Fortlaufende Nummer
Datum	Rechnungsdatum
Betrag	Bruttobetrag
Offener Betrag	Noch ausstehend
Status	Entwurf, Offen, Bezahlt, Überfällig, Mahnung 1/2/3
SEPA	Lastschrift-Status

→ Rechnungen für Details

Tab: Abonnements

Wiederkehrende Abrechnungen:

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Name des Abos
Betrag	Abrechnungsbetrag
Intervall	Monatlich / Quartalsweise / Jährlich
Nächste Abrechnung	Nächstes Rechnungsdatum
SEPA	Lastschrift aktiviert
Netto-Modus	Reverse Charge

→ Abonnements für Details

Tab: Dokumente

Laden Sie beliebige Dokumente zum Kunden hoch:

• Verträge, Ausweiskopien, SEPA-Mandate
• Unterschriebene Vereinbarungen
• PDF, Word, Bilder (max. 5 MB pro Datei)

Dokument hochladen: 1. „+ Dokument" klicken 2. Datei auswählen (Drag & Drop möglich) 3. Optional: Titel eingeben 4. „Hochladen"

Speicherung: CouchDB-Attachments oder Dateisystem (je nach Konfiguration).

Tab: Lieferadressen

Wenn der Lieferservice aktiviert ist, können mehrere Lieferadressen pro Kunde hinterlegt werden:

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	z. B. „Büro", „Privat"
Straße / Hausnummer	Lieferadresse
PLZ / Ort / Land	Lieferort
Geodaten	Automatisch per Geocoding ermittelt
Standard	Als Standard-Lieferadresse markieren

Tab: Lizenzen

(Nur wenn das Lizenz-Modul aktiviert ist)

Zeigt alle Lizenzen, die diesem Kunden zugeordnet sind — mit Modulen, Ablaufdatum und Aktivierungsstatus.

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Kundengruppen

Kunden können in Gruppen eingeteilt werden (z. B. „Firmenkunde", „Stammkunde", „VIP"):

Feld	Beschreibung
Name	Gruppenname
Standard-Rabatt	Automatischer Rabatt für alle Gruppenmitglieder
Farbe	Farbliche Kennzeichnung in der Kundenliste
Sortierung	Anzeigereihenfolge

Rabatt-Kaskade: Kundenrabatt überschreibt Gruppenrabatt. Hat ein Kunde einen individuellen Rabatt von 15 %, gilt dieser — unabhängig vom Gruppenrabatt.

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Letzter Besuch

DiKAS speichert automatisch das Datum des letzten Besuchs bei jeder Zahlung (Direktverkauf und Tischzahlung). So sehen Sie auf einen Blick, wann ein Stammkunde zuletzt da war — ohne manuellen Aufwand.

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Kundenportal (optional)

Wenn das Kundenportal aktiviert ist, können sich Kunden selbst einloggen:

Funktion	Beschreibung
Registrierung	Kunde erstellt eigenes Konto
Login	E-Mail + Passwort oder OAuth (Google, Facebook)
2FA	Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP)
Rechnungen	Einsicht und Download eigener Rechnungen
Guthaben	Kontostand und Transaktionshistorie
Passwort-Reset	Selbstständige Passwort-Zurücksetzung per E-Mail

Portal-Einladung: Unter Admin → Kunden → [Kunde] → „Portal-Einladung senden" wird ein Einladungslink per E-Mail verschickt.

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Kunden löschen

Aktion	Beschreibung
Kunde löschen	Soft-Delete (Kunde wird deaktiviert, Daten bleiben erhalten)
Alle Kunden löschen	Alle Kunden unwiderruflich entfernen
Kunden ohne Umsatz löschen	Nur Kunden ohne zugehörige Kassenbons entfernen

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Nächster Schritt

→ Personal — Mitarbeiter verwalten