Dienstplan (Schichtplaner)¶
Der Dienstplan ist ein vollwertiger Schichtplaner für die Gastronomie — Wochenplanung per Vorlagen, Veröffentlichen-Workflow, deutsche Arbeitsrecht-Prüfungen (ArbZG) und Personalkosten live im Plan. Dank der integrierten Kasse zeigt DiKAS dabei als Einziges die Umsatz-Referenz je Tag direkt neben den geplanten Personalkosten.
Der Dienstplan funktioniert unabhängig von der Zeiterfassung. Sind beide Module aktiv, ergänzen sie sich (Soll/Ist-Abgleich, Schicht-Hinweis an der Stempeluhr).
Aktivierung¶
Admin → Einstellungen → Betrieb → Module → „Dienstplan" anhaken. Danach erscheint der Menüpunkt Dienstplan in der Admin-Navigation und die Kachel Mein Dienstplan in der Kasse.
Berechtigungen (Admin → Personal → Rechte):
| Recht | Bedeutung |
|---|---|
shifts.view |
Eigenen/Team-Plan sehen (für alle bei aktivem Modul) |
shifts.manage |
Planen, veröffentlichen, Vorlagen/Positionen pflegen |
shifts.absences |
Abwesenheiten genehmigen |
Admin- und Manager-Rollen haben automatisch alle Rechte.
Funktionsübersicht¶
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Wochenplan | Grid (Mitarbeiter × 7 Tage) im Stempel-Modus |
| Schichtvorlagen | Wiederkehrende Schichten (z. B. „Früh Küche 8–16") |
| Positionen | Stationen mit Farbe (Küche, Service, Bar …) |
| Offene Schichten | Unbesetzte Schichten, die Mitarbeiter übernehmen können |
| Veröffentlichen | Entwürfe für das Personal sichtbar schalten |
| Woche kopieren | Vorwoche als Entwurf übernehmen |
| ArbZG-Prüfungen | Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Pausen, Jugendschutz, Minijob … |
| Personalkosten + Umsatz-Quote | je Tag, mit Ø-Umsatz desselben Wochentags (letzte 8 Wochen) |
| Auswertung | Soll / Plan / Ist je Mitarbeiter, CSV-Export |
Stammdaten anlegen¶
Vor der ersten Planung im Reiter Positionen die Stationen (mit Farbe) und im Reiter Vorlagen die typischen Schichten (Start/Ende/Pause, optional Position) anlegen.
Der Stundenlohn und die Anstellungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob …) werden je Mitarbeiter unter Admin → Personal → Reiter „Dienstplan" gepflegt. Der Stundenlohn ist die Basis für die Personalkosten-Anzeige und den Minijob-Wächter.
Im selben Reiter lassen sich Verfügbarkeiten hinterlegen (Wochentag + Zeitfenster, „Nicht verfügbar" oder „Bevorzugt"). Wird ein Mitarbeiter in ein „Nicht verfügbar"-Fenster eingeplant, zeigt der Wochenplan eine Warnung.
Wochenplan (Stempel-Modus)¶
Admin → Dienstplan → Wochenplan
- In der Vorlagen-Leiste oben eine Schichtvorlage auswählen.
- Auf eine Zelle (Mitarbeiter + Tag) klicken — die Schicht wird als Entwurf angelegt.
- Klick auf einen Schicht-Chip öffnet den Detail-Bereich unter dem Grid (Zeit, Position, Mitarbeiter, Notiz ändern oder löschen).
- Alternativ lässt sich ein Schicht-Chip per Drag & Drop in eine andere Zelle ziehen, um Mitarbeiter oder Tag zu wechseln (Ziehen auf die Zeile „Offene Schichten" macht die Schicht offen).
Die Kopfzeile jedes Tages zeigt Plan-Stunden, Personalkosten € und die Quote gegenüber dem durchschnittlichen Tagesumsatz. Verstößt eine Schicht gegen eine Regel, erscheint am Chip ein Warn-Symbol ⚠ mit Erklärung; Entwürfe sind gestrichelt dargestellt.
- Vorwoche kopieren übernimmt alle Schichten der Vorwoche als neue Entwürfe.
- Auto-Planen weist offene Schichten automatisch passenden, verfügbaren Mitarbeitern zu (berücksichtigt Position, Verfügbarkeit, Abwesenheit, Ruhezeit und Höchstarbeitszeiten; bevorzugte Verfügbarkeit und gleichmäßige Auslastung werden priorisiert).
- Veröffentlichen schaltet alle Entwürfe der Woche frei — erst dann sind sie für die Mitarbeiter sichtbar.
- Drucken öffnet den Wochenplan als PDF-Aushang (A4 quer) in einem neuen Tab.
Im Tageskopf zeigt der Plan neben Plan-Stunden und Personalkosten auch die Umsatz-Prognose (Trend aus der Historie) und ein empfohlenes Personalkosten-Budget (Prognose × Ziel-Quote). Ein Live-Banner oben zeigt am laufenden Tag Umsatz, Personalkosten der eingestempelten Mitarbeiter, Quote und Umsatz je Personalstunde in Echtzeit.
ArbZG-Prüfungen (Warnungen, keine Blocker)¶
Geprüft werden u. a.: Überschneidungen, Konflikt mit genehmigter Abwesenheit, Ruhezeit (11 h), Tageshöchstarbeitszeit (10 h), Pausen (§ 4 ArbZG), Wochenhöchst (48 h), Jugendschutz (unter 18), Minijob-Verdienstgrenze, Abweichung von den Soll-Stunden sowie der Verfügbarkeits-Konflikt (Schicht in einem „Nicht verfügbar"-Fenster). Jede Regel lässt sich im Reiter Einstellungen einzeln abschalten.
Abwesenheiten¶
Im Reiter Abwesenheiten werden Urlaub, Krankheit usw. erfasst und genehmigt. Genehmigte Abwesenheiten erzeugen im Wochenplan eine Konflikt-Warnung, wenn der Mitarbeiter trotzdem eingeplant wird.
Mein Dienstplan (Kasse)¶
Kasse → Menü → Mein Dienstplan
Mitarbeiter sehen ihre eigenen veröffentlichten Schichten der nächsten vier Wochen, den Team-Plan (read-only) sowie offene Schichten, die sie per Übernehmen für sich buchen können.
Weitere Self-Service-Funktionen:
- Plan bestätigen — der Mitarbeiter bestätigt, den Plan der Woche gelesen zu haben; im Admin-Wochenplan erscheint dann ein Häkchen am Namen.
- Abwesenheit beantragen — Urlaub/Krank usw. als Antrag stellen (Status „Beantragt"); der Admin genehmigt oder lehnt ab. Eigene Anträge inkl. Status sind sichtbar.
- Schichttausch — eine eigene Schicht zum Tausch anbieten; ein Kollege übernimmt das Angebot, ein Manager bestätigt (die Schicht wird umgebucht). Offene Angebote anderer können direkt übernommen werden.
Zusammenspiel mit der Zeiterfassung¶
Sind Dienstplan und Zeiterfassung beide aktiv, koppeln sich Plan (Soll) und Stempeluhr (Ist) — ohne das Stempeln je zu blockieren:
- Stempeluhr (Kasse): zeigt die heutige geplante Schicht an („Deine Schicht: 08:00–16:00 · Service"). Weicht die erste Einstempelung um mehr als 15 Minuten vom geplanten Beginn ab, erscheint ein Hinweis (z. B. „493 min zu spät eingestempelt") — nur als Information.
- Admin-Zeiterfassung (Reiter „Einzeln"): neben den Ist-Zeiten (Beginn/Ende) erscheint die Spalte „Geplant" mit der Soll-Schichtzeit aus dem Dienstplan. So lässt sich Plan gegen Ist je Stempelung direkt vergleichen („–" = an dem Tag keine Schicht geplant).
Die Auswertung im Dienstplan nutzt die Stempel-Zeiten als Ist-Quelle (siehe unten).
Mitarbeiter-Portal (Browser)¶
Dieselben Self-Service-Funktionen gibt es auch im Mitarbeiter-Portal unter …/mitarbeiter
(z. B. vom Handy zu Hause). Die Anmeldung erfolgt mit den gewohnten Kassen-Zugangsdaten; danach
sieht der Mitarbeiter seinen Plan, offene Schichten (Übernehmen), kann Abwesenheiten beantragen,
Schichten tauschen und den Plan bestätigen — getrennt vom Kunden-Portal-Login.
Beim Veröffentlichen einer Woche erhalten betroffene Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse automatisch eine Schicht-Übersicht per Mail.
Auswertung¶
Der Reiter Auswertung stellt je Mitarbeiter die Vertrags-Soll-Stunden, die geplanten Plan-Stunden und — bei aktiver Zeiterfassung — die tatsächlichen Ist-Stunden gegenüber. Die Tabelle lässt sich als CSV exportieren.
Sind in den Einstellungen Zuschlagssätze hinterlegt (Nacht 22–6 Uhr, Sonntag, Feiertag), zeigt die Auswertung zusätzliche Spalten mit den zuschlagspflichtigen Stunden und dem steuerfreien SFN-Zuschlag in € (Feiertage je nach gewähltem Bundesland).
Über Lohnarten (DATEV) lässt sich ein CSV mit den geplanten Stunden je Mitarbeiter und Lohnart (Grundlohn, Nacht-/Sonntags-/Feiertagszuschlag) für die Lohnbuchhaltung exportieren.