Kundenrechnungen¶

DiKAS erstellt vollständige Kundenrechnungen — für Firmenkunden, Hausbons auf Rechnung, Catering-Abrechnungen und wiederkehrende Leistungen. Die Rechnungsstellung umfasst PDF-Erzeugung, E-Mail-Versand, SEPA-Lastschrift, Skonto und ein dreistufiges Mahnwesen.

Admin → Kunden → [Kunde] → Rechnungen

Wann brauche ich Rechnungen?¶

Anwendungsfall	Beschreibung
Hausbons / Sammelrechnung	Stammkunde bezahlt per Hausbon, monatliche Sammelrechnung
Catering	Firmenevent wird im Nachhinein abgerechnet
Firmenessen	Mittagessen für Firmenmitarbeiter
Abonnements	Wiederkehrende Leistungen (→ Abonnements)
Werkstatt	Reparaturauftrag wird als Rechnung abgerechnet

Rechnung erstellen¶

Automatisch (aus Hausbons)¶

Wenn ein Kunde per Hausbon (Zahlungsart „auf Rechnung") bezahlt, sammeln sich die offenen Beträge auf dem Kundenkonto. Daraus wird die Rechnung erstellt:

Admin → Kunden → [Kunde] → Rechnungen
„+ Neue Rechnung"
Offene Hausbons werden automatisch als Positionen aufgelistet
Rechnungsdatum und Zahlungsziel einstellen
„Erstellen" → Rechnungsnummer wird vergeben, Kassenbeleg wird erzeugt

Manuell¶

Sie können auch Rechnungen ohne vorherige Hausbons erstellen:

„+ Neue Rechnung"
Positionen manuell hinzufügen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz)
Optional: Rabatt pro Position
Optional: Gesamtrabatt für die ganze Rechnung (Tab Zahlung → siehe Gesamtrabatt)
Rechnungsdatum und Zahlungsziel einstellen
„Erstellen"

Aus Werkstattauftrag¶

Wenn ein Werkstattauftrag abgeschlossen ist:

Auftragsstatus auf „Fertig" setzen
„Abrechnen" klicken → Rechnung wird automatisch erstellt
Arbeitszeit und Material werden als Positionen übernommen
Auftragsnummer wird in der Rechnung referenziert

Rechnungspositionen¶

Jede Position enthält:

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Artikelname oder freier Text
Menge	Anzahl (Standard: 1)
Einzelpreis	Preis pro Einheit
Steuersatz	19 %, 7 % oder 0 %
Rabatt %	Positionsrabatt in Prozent
Netto	Menge × Einzelpreis × (1 − Rabatt%)
MwSt	Netto × Steuersatz / 100
Brutto	Netto + MwSt

Gesamtrabatt (Rechnungsrabatt)¶

Neben dem Rabatt pro Position lässt sich ein Gesamtrabatt für die ganze Rechnung festlegen:

Im Rechnungs-Editor in den Tab Zahlung wechseln
Feld Gesamtrabatt (%) ausfüllen (z. B. 10)
Netto, MwSt und Brutto in der Positionsliste aktualisieren sich sofort

Der Gesamtrabatt wirkt nach dem Positionsrabatt auf das Netto und wird steuerlich korrekt je Steuersatz-Gruppe angewendet — bei gemischten Sätzen (19 % / 7 %) wird die Umsatzsteuer also pro Gruppe sauber reduziert. Auf der PDF-Rechnung erscheint eine eigene Zeile „Gesamtrabatt X %"; die USt-Aufstellung weist die rabattierten Beträge aus.

0 % = kein Gesamtrabatt. Der Gesamtrabatt ersetzt nicht den Positionsrabatt, sondern kommt zusätzlich obendrauf.

Rechnungsinhalt¶

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  Pizzeria Da Mario
  Hauptstraße 12, 80331 München
  Steuernummer: 143/123/12345
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  RECHNUNG Nr. RE-2026-0042

  An:
  Firma Müller GmbH
  Thomas Müller
  Industriestraße 5
  80333 München

  Datum: 05.03.2026
  Zahlungsziel: 19.03.2026
  Skonto: 2 % bei Zahlung bis 12.03.2026

  ─────────────────────────────────────
  Pos  Beschreibung       Menge  Betrag
  ─────────────────────────────────────
   1   Mittagsmenü          12  143,88
   2   Getränke pauschal     1   35,00
  ─────────────────────────────────────
  Netto:                        150,32
  MwSt 19 %:                     13,70
  MwSt  7 %:                     14,86
  ─────────────────────────────────────
  Gesamtbetrag:                 178,88

  Bitte überweisen Sie den Betrag
  bis zum 19.03.2026 auf folgendes Konto:

  IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
  BIC: COBADEFFXXX
  Verwendungszweck: RE-2026-0042

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📊 Rechnungsstatus¶

Eine Rechnung durchläuft folgende Status:

Entwurf → Offen → Teilbezahlt → Bezahlt
                → Überfällig → Mahnung 1 → Mahnung 2 → Mahnung 3
                → Storniert

Status	Beschreibung
Entwurf	Rechnung wurde angelegt, kann noch bearbeitet werden
Offen	Rechnung wurde versendet, Zahlung steht aus
Teilbezahlt	Ein Teilbetrag wurde verbucht
Bezahlt	Vollständig bezahlt (manuell oder per Bankimport)
Überfällig	Zahlungsziel überschritten
Mahnung 1–3	Mahnungen versendet (→ Mahnwesen)
Storniert	Rechnung wurde storniert, Gutschrift erstellt

🌍 Netto-Modus (Reverse Charge)¶

Für Firmenkunden im EU-Ausland mit gültiger USt-IdNr. (z. B. FR12345678901, AT12345678):

DiKAS erkennt automatisch anhand der USt-IdNr., ob Reverse Charge gilt
Kriterium: USt-IdNr. beginnt mit 2-Buchstaben-Ländercode, der NICHT „DE" ist
Rechnungspositionen werden mit 0 % MwSt ausgewiesen
Der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)" wird ergänzt

USt-IdNr.	Ergebnis
`DE123456789`	Normale Besteuerung (19 %/7 %)
`FR12345678901`	Reverse Charge (0 %)
`AT12345678`	Reverse Charge (0 %)
`143/123/12345` (Steuernummer)	Normale Besteuerung

Skonto (Skontoabzug)¶

Bieten Sie Ihren Kunden einen Anreiz für schnelle Zahlung:

Feld	Beschreibung
Skonto-Prozent	Abzug bei Zahlung innerhalb der Frist (z. B. 2 %)
Skonto-Tage	Frist in Tagen ab Rechnungsdatum (z. B. 7 Tage)
Skonto-Betrag	Automatisch berechneter Abzug
Skonto-Frist	Berechnetes Datum (Rechnungsdatum + Skonto-Tage)

📧 Rechnung versenden¶

Per E-Mail¶

Rechnung öffnen → „Per E-Mail senden"
E-Mail-Vorschau wird angezeigt (Betreff, Text mit Platzhaltern)
Optional: Text anpassen
„Senden" → Rechnung als PDF und ZUGFeRD-XML im Anhang

Verfügbare Platzhalter:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{Firma}`	Firmenname des Kunden
`{Name}`	Anzeigename des Kunden
`{Vorname}` / `{Nachname}`	Vor- und Nachname
`{RechnungsNr}`	Rechnungsnummer
`{RechnungsDatum}`	Rechnungsdatum (dd.MM.yyyy)
`{FaelligDatum}`	Zahlungsziel (dd.MM.yyyy)
`{Netto}` / `{MwSt}` / `{Brutto}`	Beträge (formatiert: 1.000,00 €)
`{OffenerBetrag}`	Noch offener Restbetrag
`{IBAN}` / `{BIC}` / `{Bank}`	Ihre Bankverbindung
`{Kontoinhaber}`	Ihr Kontoinhaber
`{Mandatsreferenz}`	SEPA-Mandatsreferenz

Als PDF¶

Rechnung öffnen → „PDF"
PDF wird generiert (FlexCel-Template) und zum Download angeboten
Ausdrucken oder manuell versenden

ZUGFeRD (E-Rechnung)¶

DiKAS erzeugt zu jeder Rechnung eine ZUGFeRD-XML-Datei — das maschinenlesbare E-Rechnungsformat, das ab 2025 im B2B-Bereich zunehmend Pflicht wird.

Download über „XML"-Button
Wird auch automatisch als Anhang bei E-Mail-Versand mitgesendet

Abweichende Rechnungsadresse¶

Wenn die Rechnungsadresse vom Kundenstamm abweicht (z. B. zentrale Buchhaltung):

Feld	Beschreibung
Rechnungs-Firmenname	Abweichender Firmenname
Rechnungs-Name	Abweichender Ansprechpartner
Rechnungs-Straße	Abweichende Straße
Rechnungs-PLZ / Ort	Abweichende PLZ und Stadt

Diese Felder können direkt auf der Rechnung oder im Abonnement gesetzt werden.

Gutschrift / Stornierung¶

Wenn eine Rechnung storniert werden muss:

Rechnung öffnen → „Stornieren"
DiKAS erstellt eine Gutschrift (Rechnung mit negativen Beträgen)
Die Originalrechnung wird auf Status „Storniert" gesetzt
Die Gutschrift referenziert die Originalnummer

💳 Zahlungseingang¶

Rechnungs-Detail mit Positionen und Status

Manuell¶

Rechnung öffnen → „Zahlung verbuchen"
Betrag und Zahlungsdatum eingeben
Optional: Notiz (z. B. Überweisungsreferenz)
Status wechselt zu „Bezahlt" (oder „Teilbezahlt" bei Teilzahlung)

Automatisch (Bankimport)¶

Wenn Sie den Bankimport nutzen, erkennt DiKAS eingehende Zahlungen automatisch anhand von Rechnungsnummer, Kundennamen, IBAN und Betrag — und ordnet sie der Rechnung zu.

→ Banking & SEPA

Per SEPA-Lastschrift¶

Wenn beim Kunden IBAN und SEPA-Mandat hinterlegt sind:

Rechnung wird mit „Lastschrift" markiert
SEPA-Datei (pain.008) wird generiert
Datei in Ihr Online-Banking hochladen
Status wird automatisch aktualisiert

Rechnungsübersicht¶

Rechnungsliste im Kassenbuch

Die Rechnungsliste bietet umfangreiche Filter:

Filter	Beschreibung
Kunde	Nur Rechnungen eines bestimmten Kunden
Status	Offen, Bezahlt, Überfällig, etc.
Zeitraum	Von-Bis-Datum
Mahnstufe	Filterung nach Dunning-Level
Suche	Freitextsuche in Rechnungsnummer und Kundenname

Offene-Posten-Übersicht¶

Unter Admin → Rechnungen → Übersicht sehen Sie alle offenen Rechnungen gruppiert nach Mahnstufe — ideal für den schnellen Überblick über ausstehende Forderungen.

Praxisbeispiel: Monatliche Firmenrechnung¶

Situation: Restaurant beliefert eine Firma monatlich mit Mittagessen.

Mitarbeiter bestellen täglich per Hausbon (Zahlungsart „Rechnung")
Am Monatsende: Admin → Kunden → Firma Müller → Rechnungen → „+ Neue Rechnung"
Alle Hausbons des Monats werden als Positionen aufgelistet
Zahlungsziel: 14 Tage, Skonto 2 % bei Zahlung innerhalb 7 Tagen
„Erstellen" → „Per E-Mail senden" → PDF + ZUGFeRD im Anhang
Nach 14 Tagen: Bankimport erkennt die Überweisung automatisch → Status „Bezahlt"
Falls keine Zahlung: Automatisches Mahnwesen (→ Mahnwesen)

Nächster Schritt¶

→ Mahnwesen — Offene Rechnungen mahnen