DATEV-Export

DiKAS exportiert Ihre Kassendaten im DATEV-Format (EXTF v13) — direkt importierbar in DATEV Unternehmen Online oder durch Ihren Steuerberater. Kein manuelles Abtippen, keine Fehler, verschlüsselt per E-Mail versendbar.

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Teil 1: Für Anwender

Was ist DATEV?

DATEV ist die Standard-Software für Steuerberater in Deutschland. Über 400.000 Kanzleien nutzen DATEV. Der DATEV-Export überträgt Ihre Kassendaten strukturiert an die Buchhaltung — Sie sparen Zeit und vermeiden Tippfehler.

Export einrichten (Ersteinrichtung)

Admin → DATEV → Tab „Konfiguration"

Folgende Daten benötigen Sie von Ihrem Steuerberater:

Einstellung	Was ist das?	Woher bekomme ich das?
Beraternummer	Nummer Ihres Steuerberaters bei der DATEV	Steuerberater fragen
Mandantennummer	Ihre Nummer beim Steuerberater	Steuerberater fragen
Sachkontenlänge	4 oder 5 Stellen	Steuerberater fragen
Kontenrahmen	SKR03 oder SKR04	Steuerberater fragen

💡 Tipp: Fragen Sie Ihren Steuerberater einmalig nach diesen vier Angaben. Damit ist die Einrichtung in 2 Minuten erledigt.

Konten konfigurieren

💡 Schnellstart: Klicken Sie unter Kontenrahmen-Vorlage auf „SKR03 übernehmen" oder „SKR04 übernehmen" — alle Kontofelder werden mit den Standardwerten Ihres Kontenrahmens gefüllt. Danach nur noch die vom Steuerberater abweichenden Konten anpassen und speichern.

Die Standard-Konten funktionieren für die meisten Betriebe. Passen Sie sie nur an, wenn Ihr Steuerberater andere Konten vorgibt:

Konto	Standard (SKR03)	Standard (SKR04)	Bedeutung
Erlöskonto 19 %	8400	4400	Umsätze mit 19 % MwSt (Getränke, etc.)
Erlöskonto 7 %	8300	4300	Umsätze mit 7 % MwSt (Speisen zum Mitnehmen)
Erlöskonto 0 %	8200	4200	Echte steuerfreie Umsätze (NICHT Gutscheine/Pfand)
Kasse (Bar)	1000	1600	Kassenbestand (Barzahlung)
Geldtransit (Karte)	1360	1360	Durchlaufkonto für Kartenzahlungen
Ausgabenkonto	6300	6300	Betriebsausgaben
Pfandkonto	1590	1590	Pfand (durchlaufender Posten, 0 % MwSt)
Kundenguthaben-Konto	1701	3301	Verbindlichkeit aus Kundenguthaben (Aufladung)
Gutschein-Konto	1702	3302	Verbindlichkeit aus ausgegebenen Gutscheinen

⚠️ Wichtig für den Steuerberater: Kundenguthaben- und Gutschein-Aufladungen sind keine Erlöse, sondern Verbindlichkeiten (erhaltene Anzahlungen). Sie werden NICHT auf das 0-%-Erlöskonto, sondern auf die beiden Verbindlichkeitskonten gebucht. Die Standardwerte (1701/1702 bzw. 3301/3302) sind Platzhalter aus dem Bereich „sonstige Verbindlichkeiten" — bitte an Ihren Kontenrahmen anpassen. Setzen Sie ein Konto auf 0, um das alte Verhalten (Buchung als steuerfreier Umsatz) zu erzwingen.

Export durchführen

Admin → DATEV → Tab „Export"

1. Zeitraum wählen — Von-Bis-Datum eingeben
2. Modus auswählen — In der Regel „Tagesabschluss" (Standard)
3. Optional: „Ausgaben einbeziehen" aktivieren
4. „Export erstellen" klicken
5. Der Fortschrittsbalken zeigt den Status an
6. „Herunterladen" klicken → ZIP-Datei speichern

Schnellwahl-Buttons für häufige Zeiträume:

Button	Zeitraum
Heute	Nur heute
Gestern	Nur gestern
Letzte Woche	Mo–So der Vorwoche
Letzter Monat	Gesamter Vormonat
Letztes Quartal	Letztes Kalenderquartal
Letztes Jahr	Gesamtes Vorjahr

Welchen Modus wählen?

Modus	Wann verwenden?	Für wen?
Tagesabschluss	Für die meisten Betriebe	Kleine/mittlere Restaurants
Pro Bon	Wenn der StB jeden einzelnen Bon sehen will	Prüfungsnahe Betriebe
Pro Öffnungstag	Bei Nachtbetrieb (Bar, Club)	Betriebe mit Öffnung über Mitternacht
Nach Warengruppe	Wenn Speisen und Getränke getrennt gebucht werden	Restaurants mit differenzierter Buchhaltung
WGR Detailliert	Warengruppen + Tage kombiniert	Größere Betriebe
Nach Rechnung	Für B2B-Rechnungen (Firmenkunden)	Catering, Event-Gastronomie
Nur Ausgaben	Nur Barentnahmen und Betriebsausgaben	Separate Ausgaben-Auswertung

💡 Tipp: Starten Sie mit „Tagesabschluss". Wenn Ihr Steuerberater mehr Detail braucht, wechseln Sie auf „Pro Bon" oder „Nach Warengruppe".

An den Steuerberater senden

Statt die Datei manuell per E-Mail zu versenden, kann DiKAS den Export direkt an Ihren Steuerberater senden:

Admin → DATEV → Tab „Steuerberater"

1. Name und E-Mail des Steuerberaters eintragen
2. Optional: ZIP-Passwort setzen (die Datei wird AES-256 verschlüsselt)
3. Passwort dem Steuerberater telefonisch oder persönlich mitteilen (nur einmalig)
4. Beim Export: „An Steuerberater senden" klicken

Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit: - Professioneller Begrüßung - Mandanten- und Beraternummer - Export-Modus und Zeitraum - Die ZIP-Datei als Anhang

Warengruppen-Kontenzuordnung

Für eine differenzierte Buchhaltung können Sie jeder Artikelgruppe ein eigenes Erlöskonto zuweisen:

Admin → DATEV → Tab „Konfiguration" → Warengruppen-Zuordnung

Artikelgruppe	Konto	Gegenkonto
Getränke alkoholfrei	8400	1000
Bier	8400	1000
Wein	8400	1000
Speisen	8300	1000
Desserts	8300	1000

Artikelgruppen ohne Zuordnung verwenden automatisch das Standard-Erlöskonto (basierend auf dem MwSt-Satz).

Zahlungsarten-Kontenzuordnung

Standardmäßig werden Barzahlungen auf das Kassenkonto und Kartenzahlungen auf das Geldtransitkonto gebucht. Für spezielle Zahlungsarten können Sie eigene Konten definieren:

Zahlungsart	Konto	Gegenkonto
Bar	8400	1000
EC-Karte	8400	1360
Kundenguthaben	8400	1590
Hausbon	8400	1400

Ausgaben im DATEV-Export

Wenn „Ausgaben einbeziehen" aktiviert ist, werden Ihre erfassten Betriebsausgaben in den Export aufgenommen:

• Ausgaben mit 19 % (z. B. Bürobedarf): Vorsteuer-BU 9
• Ausgaben mit 7 % (z. B. Lebensmittel): Vorsteuer-BU 8
• Steuerfreie Ausgaben: BU 40

ℹ️ Hinweis: Ausgaben vom Typ „Überweisung" (DeferredPayment) werden nicht in den DATEV-Export aufgenommen, da sie keinen Kasseneffekt haben.

Pfand im DATEV-Export

Pfandbeträge werden automatisch auf das konfigurierte Pfandkonto gebucht — getrennt von den Erlöskonten. Pfand ist ein durchlaufender Posten (0 % MwSt).

Belegbilder mitexportieren (Belegverknüpfung)

Erfasste Eingangsbelege (Rechnungen/Quittungen, die im POS unter Ausgaben als Foto/PDF angehängt wurden) können als Belegbild zusammen mit der Buchung exportiert werden. So sieht der Steuerberater zu jeder Ausgabe direkt das Originaldokument.

Aktivieren: Admin → DATEV → Konfiguration → Option „Belege einbeziehen" (zusammen mit „Ausgaben einbeziehen" bzw. Modus „Nur Ausgaben").

Beim Export: - Jede Ausgabe mit hinterlegtem Dokument erhält in der Buchung einen Beleglink (BEDI "<GUID>", DATEV-Feld 20). - Die Belegbilder (PDF/Bild) werden GUID-benannt mit ins ZIP gelegt. - DATEV ordnet die Dokumente beim Import automatisch der jeweiligen Buchung zu (DATEV Unternehmen online / Belegverknüpfung).

ℹ️ Voraussetzung ist, dass die Ausgaben auch exportiert werden („Ausgaben einbeziehen" oder Modus 6). Stimmen Sie den ersten Import mit Belegen kurz mit Ihrem Steuerberater ab.

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🔧 Teil 2: Für Steuerberater — Technische Referenz

EXTF-Format v13

DiKAS exportiert im DATEV EXTF-Format Version 13 (Extended Transfer Format). Die Exportdatei ist eine semikolon-separierte CSV-Datei mit UTF-8-Kodierung.

Header-Zeile

Die erste Zeile enthält den EXTF-Header mit 21 Feldern:

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;{Timestamp};;"DK";"DiKAS";;{BeraterId};{Mandantennummer};{WjBeginn};{SachkontenLaenge};{DatumVon};{DatumBis};"DiKAS";;1;0;"EUR"

Position	Feld	Beschreibung
1	"EXTF"	Format-Kennung
2	700	Format-Variante
3	21	Anzahl Header-Felder
4	"Buchungsstapel"	Dokumenttyp
5	13	EXTF-Version
6	Timestamp	Erstellungszeitpunkt (yyyyMMddHHmmssfff)
7	—	Reserviert
8	"DK"	Länderkürzel
9	"DiKAS"	Software-Name
10	—	Reserviert
11	BeraterId	Steuerberater-Nummer
12	Mandantennummer	Mandanten-Nummer
13	WjBeginn	Wirtschaftsjahr-Beginn (yyyyMMdd)
14	SachkontenLaenge	Kontenlänge (4 oder 5)
15	DatumVon	Export-Beginn (yyyyMMdd)
16	DatumBis	Export-Ende (yyyyMMdd)
17	"DiKAS"	Software-Name
18	—	Reserviert
19	1	Stapelanzahl
20	0	Währungsnachkommastellen
21	"EUR"	Währung

Spalten-Header

Die zweite Zeile definiert die Buchungsspalten:

Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz);Soll/Haben-Kennzeichen;WKZ Umsatz;Kurs;Basis-Umsatz;WKZ Basis-Umsatz;Konto;Gegenkonto (ohne BU-Schluessel);BU-Schluessel;Belegdatum;Belegfeld 1;Belegfeld 2;Skonto;Buchungstext

Buchungszeilen

Ab Zeile 3 folgen die Buchungen:

Spalte	Format	Beschreibung
Umsatz	1.234,56 (de-DE)	Bruttobetrag
Soll/Haben	S oder H	S=Soll (Erlös), H=Haben
WKZ Umsatz	leer	Nicht verwendet
Kurs	leer	Nicht verwendet
Basis-Umsatz	leer	Nicht verwendet
WKZ Basis	leer	Nicht verwendet
Konto	4-5 Stellen	Erlöskonto (z. B. 8400)
Gegenkonto	4-5 Stellen	Quellkonto (z. B. 1000 Kasse)
BU-Schlüssel	2-40	Automatischer Steuerschlüssel
Belegdatum	ddMM	Tag+Monat (z. B. 1503 = 15. März)
Belegfeld 1	Text	Belegnummer (Z-Nr., Bon-Nr., RE-Nr.)
Belegfeld 2	leer	Nicht verwendet
Skonto	leer	Nicht verwendet
Buchungstext	Text	Beschreibung der Buchung

Beispiel-Buchung (Tagesabschluss)

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;20260312120000000;;"DK";"DiKAS";;12345;67890;20260101;4;20260301;20260331;"DiKAS";;1;0;"EUR"
Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz);Soll/Haben-Kennzeichen;WKZ Umsatz;Kurs;Basis-Umsatz;WKZ Basis-Umsatz;Konto;Gegenkonto (ohne BU-Schluessel);BU-Schluessel;Belegdatum;Belegfeld 1;Belegfeld 2;Skonto;Buchungstext
1.234,56;S;;;;"";8400;1000;3;0103;Z-1;;;"Tagesabschluss 1 MwSt 19,00%"
567,89;S;;;;"";8300;1000;2;0103;Z-1;;;"Tagesabschluss 1 MwSt 7,00%"
50,00;S;;;;"";8200;1000;40;0103;Z-1;;;"Tagesabschluss 1 MwSt 0,00%"

BU-Schlüssel (automatisch)

DiKAS setzt den BU-Schlüssel automatisch basierend auf dem Steuersatz:

Umsatzsteuer (Erlöse, Modi 0–5):

BU	Steuersatz	Bedeutung
3	≥ 19 %	Umsatzsteuer Regelsatz
2	≥ 7 %	Umsatzsteuer ermäßigter Satz
40	0 %	Steuerfrei

Vorsteuer (Ausgaben, Modus 6):

BU	Steuersatz	Bedeutung
9	≥ 19 %	Vorsteuer Regelsatz
8	≥ 7 %	Vorsteuer ermäßigter Satz
40	0 %	Steuerfrei

Die 7 Export-Modi im Detail

Modus 0: Tagesabschluss

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	DayClose-Dokumente (Z-Berichte)
Gruppierung	1 Buchung pro Tagesabschluss pro Steuersatz
Konto	Erlöskonto nach Steuersatz
Gegenkonto	Kassenkonto (SrcKonto)
Belegfeld 1	Z-{Nummer} (z. B. „Z-1")
Buchungstext	Tagesabschluss {Nr} MwSt {Satz}%

Empfohlen für: Kleine Betriebe mit 1 Kasse und täglichem Abschluss.

Modus 1: Pro Bon

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Alle Kassenbelege (Receipts)
Gruppierung	1 Buchung pro Beleg pro Steuersatz
Konto	Erlöskonto nach Steuersatz
Gegenkonto	Nach Zahlungsart: Bar→Kasse, Karte→Geldtransit
Belegfeld 1	Belegnummer (z. B. „42")
Buchungstext	Bon {Nr} MwSt {Satz}%

Split-Zahlung: Wird ein Bon mit mehreren Zahlungsarten beglichen (z. B. 10 € Bar + 20 € Karte), wird der Umsatz proportional pro Zahlungsart auf das jeweilige Gegenkonto aufgeteilt — 10 € auf die Kasse, 20 € auf den Geldtransit. So stimmen Kassen- und Geldtransit-Saldo. (Die Rundungsdifferenz trägt die letzte Zahlungsart, sodass die Summe exakt bleibt.)

Empfohlen für: Detaillierte Buchhaltung, prüfungsnahe Betriebe, Betriebsprüfung.

Modus 2: Pro Öffnungstag

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Kassenbelege, gruppiert nach Belegdatum
Gruppierung	1 Buchung pro Tag pro Steuersatz
Konto	Erlöskonto nach Steuersatz
Gegenkonto	Kassenkonto (SrcKonto)
Belegfeld 1	Datum (z. B. „15.03.2026")
Buchungstext	Umsatz {Datum} MwSt {Satz}%

Empfohlen für: Betriebe mit Nachtöffnung (Bar, Club), bei denen ein Geschäftstag über Mitternacht geht.

Modus 3: Nach Warengruppe (WGR)

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Belegpositionen, gruppiert nach Artikelgruppe
Gruppierung	1 Buchung pro Warengruppe pro Steuersatz
Konto	WGR-Mapping-Konto oder Standard-Erlöskonto
Gegenkonto	WGR-Mapping-Gegenkonto oder Kassenkonto
Belegfeld 1	—
Buchungstext	WGR {Gruppenname} MwSt {Satz}%

Sonderposten: Pfand-, Kundenguthaben- und Gutschein-Positionen werden NICHT der Warengruppe zugeordnet, sondern automatisch auf ihr jeweiliges Bilanzkonto (Pfand-/Kundenguthaben-/Gutschein-Konto) gebucht.

Empfohlen für: Differenzierte Erlösauswertung (z. B. Getränke vs. Speisen getrennt).

Modus 4: WGR Detailliert

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Belegpositionen, gruppiert nach Artikelgruppe + Datum
Gruppierung	1 Buchung pro Warengruppe pro Tag pro Steuersatz
Konto/Gegenkonto	Wie Modus 3
Belegfeld 1	Datum (z. B. „15.03.2026")
Buchungstext	WGR {Gruppenname} {Datum} MwSt {Satz}%

Empfohlen für: Größere Betriebe mit täglicher Warengruppen-Analyse.

Modus 5: Nach Rechnung

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Kundenrechnungen (Status ≥ „Offen")
Gruppierung	1 Buchung pro Rechnung pro Steuersatz
Konto	Erlöskonto nach Steuersatz (Sonderposten aufs Bilanzkonto)
Gegenkonto	Kassenkonto (SrcKonto)
Belegfeld 1	Rechnungsnummer (z. B. „RE-2026-001")
Buchungstext	RE {Rechnungsnummer}

Empfohlen für: B2B-Betriebe mit Kundenrechnungen (Catering, Events, Firmenkunden).

Modus 6: Nur Ausgaben

Eigenschaft	Wert
Datenquelle	Spending-Dokumente (Betriebsausgaben)
Gruppierung	1 Buchung pro Ausgabe pro Steuersatz-Kategorie
Aufschlüsselung	AmountNormal (19 %), AmountReduced (7 %), AmountTaxFree (0 %)
Konto	Ausgabenkonto (SpendingKonto, z. B. 6300)
Gegenkonto	Kassenkonto
BU-Schlüssel	Vorsteuer: 9 (19 %), 8 (7 %), 40 (0 %)
Buchungstext	Ausgabe {Kommentar} {Satz}%

Filterung: Ausgaben vom Typ „Überweisung" (DeferredPayment, AccountMode 4) werden übersprungen — sie haben keinen Kasseneffekt.

Empfohlen für: Separate Ausgaben-Exporte, wenn Ausgaben nicht in den Erlösexport integriert werden.

Stornobuchungen

Stornos werden als negative Gegenbuchung (Storno-Reversal) in den Export aufgenommen — sowohl das ursprüngliche Bon als auch der Storno erscheinen, sodass sich der Umsatz netto ergibt und der Prüfpfad (GoBD/DSFinV-K) vollständig ist:

• Modi 1–4 (beleg-/positionsbasiert): Der Storno-Beleg wird mit negativem Betrag mit-exportiert (Soll↔Haben gedreht), wodurch er das Original neutralisiert.
• Modus 0 (Tagesabschluss): Der Z-Bericht enthält das stornierte Original brutto; DiKAS hängt für die stornierten Belege der Periode eine Storno-Reversal-Zeile an (Buchungstext „Storno-Reversal …"), die den Tagesumsatz auf netto bringt — inkl. Rückbuchung etwaiger Pfand-/Guthaben-/Gutschein-Anteile auf ihr Bilanzkonto.

ℹ️ Pro Bon ergibt die Summe Soll = Summe Haben; ein vollständig stornierter Tag ergibt netto 0 € Umsatz bei vollständigem Buchungs-Prüfpfad.

Ausgaben in Erlös-Modi (0–4)

Wenn „Ausgaben einbeziehen" (IncludeSpendings) aktiviert ist, werden die Ausgaben zusätzlich zu den Erlösen im selben Export ausgegeben. Die BU-Schlüssel wechseln dabei automatisch auf Vorsteuer (9/8/40).

Belegverknüpfung (Belegbilder, Feld 20 „Beleglink")

Bei aktivierter Option „Belege einbeziehen" liefert DiKAS die Belegbilder DATEV-konform mit:

• Die EXTF-Buchungszeile nutzt das Standardfeld 20 „Beleglink" mit dem Wert BEDI "<GUID>" (in der CSV als "BEDI ""<GUID>""" escaped). Felder 15–19 (Postensperre, Diverse Adressnummer, Geschäftspartnerbank, Sachverhalt, Zinssperre) bleiben leer.
• Die Belegbilder liegen im selben ZIP, benannt nach dem GUID (<GUID>.pdf / .jpg; mehrere Dokumente je Beleg mit Suffix -2, -3).
• Der GUID ist deterministisch je Ausgabe (stabil über Wiederholungs-Exporte → keine Dubletten in DATEV).
• DATEV verknüpft Beleglink ↔ Belegbild beim Import automatisch (DATEV Unternehmen online / Belegtransfer).

Nur Ausgabe-Buchungen mit hinterlegtem Dokument erhalten einen Beleglink; alle übrigen Zeilen lassen Feld 20 leer.

Buchhaltungslogik & Sonderfälle (für Steuerberater)

Dieser Abschnitt beantwortet die typischen Rückfragen zur buchhalterischen Behandlung jedes Geschäftsvorfalls. Grundprinzip: Erlöse werden brutto pro Steuersatz auf das jeweilige Erlöskonto gegen das Zahlungs-/Kassenkonto gebucht; durchlaufende Posten und Verbindlichkeiten werden vorab aus der jeweiligen Steuerzeile herausgerechnet und auf ihr Bilanzkonto gebucht.

Geschäftsvorfall	Konto (Soll/Haben)	Gegenkonto	BU	Hinweis
Umsatz 19 %	Erlös 19 %	Zahlungskonto	3	Regelsatz
Umsatz 7 %	Erlös 7 %	Zahlungskonto	2	ermäßigt (Speisen Außerhaus etc.)
Echter steuerfreier Umsatz 0 %	Erlös 0 %	Zahlungskonto	40	nur echte 0 %-Umsätze — NICHT Gutschein/Pfand
Barzahlung	Erlös	Kasse (1000/1600)	—	Kassensturzfähig
EC-/Kartenzahlung	Erlös	Geldtransit (1360)	—	Durchläufer bis Bankeingang
Split-Zahlung (Bar+Karte)	Erlös	anteilig je Zahlart	—	proportional aufgeteilt (s. Modus 1)
Kundenguthaben-Aufladung	Kundenguthaben-Konto	Zahlungskonto	40	Verbindlichkeit, kein Umsatz
Zahlung mit Kundenguthaben	Erlös (Ware versteuert)	Kundenguthaben-Konto	3/2	mindert die Verbindlichkeit
Gutschein-Verkauf (Mehrzweck)	Gutschein-Konto	Zahlungskonto	40	Verbindlichkeit, kein Umsatz
Gutschein-Einlösung	Erlös (Ware versteuert) + Gutschein-Konto (Minderung)	Zahlungskonto/Gutschein-Konto	3/2	USt entsteht erst jetzt
Pfand (Ausgabe/Rücknahme)	Pfandkonto	Zahlungskonto	40	durchlaufender Posten, netto Annahme−Rückgabe
Rabatt	(im Erlös bereits saldiert)	—	3/2	Erlös wird netto nach Rabatt gebucht
Storno	Erlös Haben (Umkehr)	Zahlungskonto	3/2	negative Gegenbuchung, voller Prüfpfad
Ausgabe/Betriebsausgabe	Aufwandskonto	Kasse	9/8/40	nur Modus 6 bzw. „Ausgaben einbeziehen"

Kundenguthaben (Prepaid-Guthaben)

• Aufladung = der Kunde zahlt im Voraus → erhaltene Anzahlung / Verbindlichkeit, keine Umsatzsteuer. Buchung aufs Kundenguthaben-Konto.
• Einlösung (Bezahlen mit Guthaben) → die Ware wird mit ihrem regulären Steuersatz als Umsatz gebucht; Gegenkonto ist das Kundenguthaben-Konto (die Verbindlichkeit sinkt).
• Auszahlung von Guthaben (art_payout) mindert ebenfalls die Verbindlichkeit.
• Disco-Karten-Aufladungen (art_discoaufladung) werden identisch behandelt.

Gutscheine — Einzweck vs. Mehrzweck (§ 3 Abs. 13–15 UStG)

DiKAS behandelt Gutscheine standardmäßig als Mehrzweck-Gutscheine: Der Verkauf ist nicht steuerbar (Verbindlichkeit auf dem Gutschein-Konto), die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung (dann mit dem Steuersatz der tatsächlich bezogenen Leistung). Das ist für Gastronomie-Gutscheine der Regelfall, da der Gutschein sowohl für 7-%-Speisen als auch 19-%-Getränke eingelöst werden kann.

⚠️ Sonderfall Einzweck-Gutschein: Steht bereits bei Ausgabe der Leistungsort und der Steuersatz fest (z. B. ein Gutschein ausschließlich für eine bestimmte 19-%-Leistung), ist die USt schon beim Verkauf fällig (Einzweck-Gutschein, § 3 Abs. 14 UStG). DiKAS trennt dies nicht automatisch — buchen Sie solche Gutscheine als regulären Umsatz (eigener Artikel mit dem passenden Steuersatz) oder lassen Sie den StB die Gutschein-Konto-Salden periodisch entsprechend umbuchen.

Pfand (Einweg-/Mehrwegpfand)

Pfand ist ein durchlaufender Posten (0 % USt). Ausgabe (Verkauf pfandpflichtiger Ware) und Rücknahme (Pfandrückgabe, negative Position) werden netto auf das Pfandkonto gebucht — getrennt von den Erlösen. So bläht Pfand weder den Umsatz noch die Bemessungsgrundlage auf.

Stornos & GoBD/DSFinV-K

Ein Storno erzeugt einen eigenen Storno-Beleg mit negativen Beträgen (das Original bleibt unverändert erhalten — Unveränderbarkeit nach GoBD). Im Export erscheinen beide Belege, sodass der Umsatz sich netto ergibt und der Prüfpfad lückenlos ist. In aggregierten Modi (0/2) mindert der Storno die Tages-/Periodensumme; im Tagesabschluss-Modus geschieht das über eine eigene Storno-Reversal-Zeile.

Geldtransit (Kartenzahlungen)

Kartenumsätze werden gegen das Geldtransitkonto (1360) gebucht, nicht direkt gegen die Bank — der Zahlungsdienstleister zahlt gesammelt (oft abzüglich Gebühren) auf das Bankkonto aus. Die Auflösung des Geldtransitkontos gegen den tatsächlichen Bankeingang erfolgt in der Finanzbuchhaltung (nicht durch DiKAS).

Trinkgeld

Trinkgeld an Arbeitnehmer ist umsatzsteuerfrei und kein Erlös des Betriebs; es ist nicht Teil der Umsatz-Buchungszeilen. (Im Bewirtungsbeleg/Z-Bericht wird es informativ ausgewiesen.)

Vollständiger Kontenrahmen (SKR03 / SKR04)

Alle in DiKAS konfigurierbaren Konten mit den gängigen Standardwerten. Maßgeblich ist immer der Kontenrahmen Ihres Steuerberaters — diese Werte sind anzupassen.

DiKAS-Einstellung	SKR03	SKR04	Art	Bedeutung
Erlöskonto 19 %	8400	4400	Erlös	Umsatzerlöse 19 % USt
Erlöskonto 7 %	8300	4300	Erlös	Umsatzerlöse 7 % USt
Erlöskonto 0 %	8200	4200	Erlös	steuerfreie Umsätze
Kasse (Quellkonto Bar)	1000	1600	Bestand	Kassenbestand
Geldtransit (Karte)	1360	1360	Bestand	Durchläufer Kartenzahlung
Ausgaben-/Aufwandskonto	6300	6300	Aufwand	Betriebsausgaben (anpassen je Art)
Pfandkonto	1590	1590	durchlaufend	Pfand (0 % USt)
Kundenguthaben-Konto	1701*	3301*	Verbindlichkeit	erhaltene Anzahlungen (Guthaben)
Gutschein-Konto	1702*	3302*	Verbindlichkeit	erhaltene Anzahlungen (Gutscheine)

* Platzhalter aus dem Bereich „sonstige Verbindlichkeiten/erhaltene Anzahlungen" — bitte durch das vom StB vorgegebene Konto ersetzen. 0 = Funktion aus (alte Buchung als 0-%-Umsatz).

Zusätzlich pro Warengruppe (Modi 3/4) und pro Zahlungsart eigene Konto/Gegenkonto-Zuordnungen möglich (s. o.).

Kontenlänge (Sachkontenlänge)

Einstellung	Erlöskonto-Beispiel	Sachkontenlänge
4 Stellen	8400	SKR03 Standard
5 Stellen	84000	SKR03 mit Unterteilung

Die Sachkontenlänge in DiKAS muss identisch zur DATEV-Konfiguration sein. Bei Abweichung werden die Buchungen von DATEV abgelehnt.

🔐 Verschlüsselung

Wenn ein ZIP-Passwort konfiguriert ist:

Eigenschaft	Wert
Verschlüsselung	AES-256
Bibliothek	SharpZipLib
Dateiname	DATEV_Export_{Von}_{Bis}.zip
Inhalt	EXTF_Buchungsstapel.csv

Das Passwort muss dem Steuerberater einmalig auf sicherem Weg mitgeteilt werden (telefonisch, persönlich). Es wird nicht in der E-Mail übertragen.

📧 E-Mail an Steuerberater

Die automatisch generierte E-Mail enthält:

Betreff: DATEV Export 01.03.2026 - 31.03.2026

Sehr geehrte(r) Dr. Steuer,

anbei der DATEV-Export für den Zeitraum 01.03.2026 - 31.03.2026.

  Mandantennummer: 67890
  Beraternummer:   12345
  Export-Modus:    Tagesabschluss

Die ZIP-Datei ist passwortgeschützt. Das Passwort wurde Ihnen
separat mitgeteilt.

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr DiKAS System

[Anhang: DATEV_Export_20260301_20260331.zip]

Import in DATEV

DATEV Unternehmen Online: 1. Anmelden → Belege → Buchungsstapel importieren 2. ZIP-Datei hochladen (ggf. Passwort eingeben) 3. Prüfen: Beraternummer und Mandantennummer müssen übereinstimmen 4. Sachkontenlänge muss identisch sein 5. Buchungen prüfen und verbuchen

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen: 1. Datei → Importieren → EXTF 2. CSV-Datei aus ZIP auswählen 3. Buchungsstapel wird angelegt 4. Prüfen und festschreiben

API-Endpunkte

Methode	Endpoint	Beschreibung
GET	/api/v1/datev/config	Konfiguration laden
PUT	/api/v1/datev/config	Konfiguration speichern
POST	/api/v1/datev/export	Export starten (asynchron)
GET	/api/v1/datev/export/{sessionId}/status	Export-Status abfragen
GET	/api/v1/datev/export/{sessionId}/download	ZIP herunterladen
POST	/api/v1/datev/send	Export + E-Mail an Steuerberater

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Praxisbeispiel: Restaurant „Zur Linde"

Ersteinrichtung

Der Steuerberater Dr. Müller teilt folgende Daten mit: - Beraternummer: 12345 - Mandantennummer: 67890 - Kontenrahmen: SKR03, 4-stellig - Erlöse Getränke: 8400 (19 %) - Erlöse Speisen: 8300 (7 %) - Kasse: 1000 - Geldtransit: 1360

Monatlicher Ablauf

1. Tagesabschluss täglich durchführen (Z-Bericht)
2. Am Monatsende: Admin → DATEV → Export
3. Zeitraum: „Letzter Monat"
4. Modus: „Tagesabschluss"
5. „Ausgaben einbeziehen": Ja
6. „An Steuerberater senden" klicken
7. Dr. Müller erhält die verschlüsselte ZIP-Datei per E-Mail
8. Dr. Müller importiert die Daten in DATEV und verbucht sie

Ergebnis im DATEV

Für März 2026 (31 Tagesabschlüsse) enthält die Export-Datei: - Ca. 62 Buchungszeilen (2 pro Tag: 19 % und 7 %) - Plus Ausgaben-Buchungen (wenn aktiviert) - Plus Pfand-Buchungen (wenn vorhanden)

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Häufige Fragen

Welchen Modus soll ich wählen? Fragen Sie Ihren Steuerberater. In der Regel reicht „Tagesabschluss" (Modus 0). Für Betriebsprüfungen empfiehlt sich „Pro Bon" (Modus 1).

Muss ich für Speisen und Getränke verschiedene Konten nutzen? Nicht zwingend. Wenn Ihr Steuerberater es wünscht, aktivieren Sie die Warengruppen-Kontenzuordnung. Andernfalls bucht DiKAS automatisch nach Steuersatz.

Was passiert mit Gutschein-Verkäufen im DATEV-Export? Der Verkauf eines (Mehrzweck-)Gutscheins ist kein Umsatz, sondern eine Verbindlichkeit (erhaltene Anzahlung) — er wird auf das Gutschein-Konto gebucht. Die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung (dann wird die gekaufte Ware mit ihrem jeweiligen Satz versteuert und die Verbindlichkeit gemindert). Details und der Einzweck-Sonderfall: siehe Abschnitt „Buchhaltungslogik & Sonderfälle".

Was passiert mit Kundenguthaben-Aufladungen? Genau wie Gutscheine: Die Aufladung ist eine Verbindlichkeit (Buchung aufs Kundenguthaben-Konto, kein Umsatz). Beim Bezahlen mit Guthaben wird die Verbindlichkeit gemindert und die Ware versteuert.

Können Hausbons (auf Rechnung) exportiert werden? Hausbons haben keinen Kasseneffekt und erscheinen daher nicht in den Modi 0–4. Verwenden Sie Modus 5 „Nach Rechnung" für Kundenrechnungen.

Was wenn mein Steuerberater kein DATEV nutzt? Das EXTF-Format ist ein Standard-CSV und kann auch in andere Buchhaltungssoftware importiert werden (z. B. Lexware, sevDesk, ADDISON). Die Spaltenstruktur ist identisch.

Kann ich den Export automatisieren? Über die REST-API (POST /api/v1/datev/export und POST /api/v1/datev/send) können Sie den Export programmgesteuert auslösen — z. B. per Cronjob am Monatsende.

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Nächster Schritt

→ Kundenrechnungen — Rechnungen erstellen und versenden