Mahnwesen¶

DiKAS hat ein dreistufiges Mahnwesen für offene Rechnungen. Sie können den Mahnlauf simulieren (Vorschau), die Mahnstufen per E-Mail automatisch versenden und die Mahnvorlagen mit Platzhaltern individuell gestalten.

Admin → Rechnungen → Mahnwesen

Mahnablauf¶

Rechnung erstellt → Zahlungsziel erreicht → Status: Überfällig
                                              ↓
                                    Mahnung Stufe 1 (Zahlungserinnerung)
                                              ↓  (7–14 Tage)
                                    Mahnung Stufe 2 (Mahnung)
                                              ↓  (7–14 Tage)
                                    Mahnung Stufe 3 (Letzte Mahnung)

Mahnstufen im Vergleich¶

Stufe	Bezeichnung	Ton	Typische Mahngebühr
0	Keine Mahnung	—	—
1	Zahlungserinnerung	Freundlich, sachlich	Keine
2	Mahnung	Bestimmt, mit Fristsetzung	Optional (z. B. 5,00 €)
3	Letzte Mahnung	Ernst, mit Hinweis auf Konsequenzen	Optional (z. B. 10,00 €)

Nach Stufe 3 erfolgt keine automatische Mahnung mehr. Weitere Schritte (Inkasso, Anwalt) müssen manuell eingeleitet werden.

📊 Offene Rechnungen prüfen¶

Farbcodierung¶

Überfällige Rechnungen werden in der Rechnungsliste farblich markiert:

Farbe	Bedeutung
Gelb	1–7 Tage überfällig
Orange	8–21 Tage überfällig
Rot	Mehr als 21 Tage überfällig

Offene-Posten-Übersicht¶

Unter Admin → Rechnungen → Übersicht sehen Sie alle offenen Rechnungen gruppiert nach Mahnstufe:

Stufe 0 (Noch nicht gemahnt):     12 Rechnungen    4.567,00 €
Stufe 1 (Zahlungserinnerung):      3 Rechnungen    1.234,50 €
Stufe 2 (Mahnung):                 1 Rechnung        456,00 €
Stufe 3 (Letzte Mahnung):          0 Rechnungen        0,00 €
─────────────────────────────────────────────────────────────
Gesamt offen:                     16 Rechnungen    6.257,50 €

⚙️ Mahnlauf durchführen¶

Schritt 1: Simulation (Vorschau)¶

Bevor Mahnungen versendet werden, zeigt die Simulation, welche Rechnungen betroffen wären:

Admin → Rechnungen → Mahnwesen → „Simulieren"
DiKAS prüft alle offenen Rechnungen:
Status: Offen, Teilbezahlt oder Überfällig
Offener Betrag > 0
Zahlungsziel überschritten
Mahnstufe < 3 (noch nicht letzte Mahnung)
Kunde ist nicht als „Nicht mahnen" markiert
Ergebnis: Liste aller betroffenen Rechnungen

Spalte	Beschreibung
Rechnungs-Nr.	Rechnungsnummer
Kunde	Kundenname
Offener Betrag	Noch ausstehend
Aktuelle Stufe	Bisherige Mahnstufe
Neue Stufe	Nächste Mahnstufe
Fällig seit	Zahlungsziel-Datum
Warnungen	z. B. „Keine E-Mail-Adresse"

Die Simulation kann gefiltert und sortiert werden (nach Fälligkeitsdatum, Betrag, Kundenname, Stufe).

Schritt 2: Mahnlauf ausführen¶

Simulation prüfen → „Mahnlauf ausführen"
DiKAS führt für jede betroffene Rechnung aus:
Mahnstufe erhöhen (z. B. 0 → 1, 1 → 2, 2 → 3)
Status auf „Überfällig" setzen
Mahndatum aktualisieren
E-Mail-Versand: Rechnungen werden nach Kunde gruppiert
Pro Kunde: Eine Sammel-E-Mail mit allen offenen Rechnungen
Vorlage wird anhand der höchsten Mahnstufe gewählt
Platzhalter werden ersetzt
E-Mail-Fußzeile aus Konfiguration wird angehängt

📝 Mahnvorlagen anpassen¶

Admin → Einstellungen → E-Mail → Vorlagen

Für jede Mahnstufe gibt es eine eigene E-Mail-Vorlage. DiKAS sucht die Vorlage mit dem Typ dunning1, dunning2 oder dunning3.

Verfügbare Platzhalter¶

Kundendaten:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{Firma}`	Firmenname des Kunden
`{Name}`	Anzeigename (Firmenname oder Vor-/Nachname)
`{Vorname}` / `{Nachname}`	Vor- und Nachname
`{Strasse}`	Straße und Hausnummer
`{PLZ}` / `{Ort}`	Postleitzahl und Ort

Rechnungsdaten:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{RechnungsNr}`	Rechnungsnummer
`{RechnungsDatum}`	Rechnungsdatum (dd.MM.yyyy)
`{FaelligDatum}`	Ursprüngliches Zahlungsziel
`{Netto}` / `{MwSt}` / `{Brutto}`	Beträge (formatiert)
`{OffenerBetrag}`	Noch offener Restbetrag

Bankdaten:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{IBAN}` / `{BIC}`	Ihre Bankverbindung
`{Bank}`	Bankname
`{Kontoinhaber}`	Kontoinhaber
`{Firmenname}`	Ihr Betriebsname

Mahnspezifisch (bei mehreren Rechnungen):

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{MahnStufe}`	Aktuelle Mahnstufe (1, 2 oder 3)
`{RechnungsListe}`	HTML-Tabelle aller offenen Rechnungen
`{GesamtOffen}`	Summe aller offenen Beträge
`{AnzahlRechnungen}`	Anzahl offener Rechnungen

Rechnungsliste (Sammelformat)¶

Der Platzhalter {RechnungsListe} erzeugt eine formatierte Tabelle:

Rechnung	Datum	Fällig	Betrag
RE-2026-0038	10.02.2026	24.02.2026	456,00 €
RE-2026-0041	01.03.2026	15.03.2026	178,88 €
Gesamt			634,88 €

Beispiel Stufe 1 (Zahlungserinnerung)¶

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung {RechnungsNr}

Sehr geehrte/r {Name},

unsere Rechnung {RechnungsNr} über {Brutto}
war am {FaelligDatum} zur Zahlung fällig.

Wir möchten Sie freundlich an die ausstehende
Zahlung erinnern. Bitte überweisen Sie den Betrag
auf folgendes Konto:

IBAN: {IBAN}
Verwendungszweck: {RechnungsNr}

Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein,
betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
{Firmenname}

Beispiel Stufe 3 (Letzte Mahnung)¶

Betreff: Letzte Mahnung – {AnzahlRechnungen} offene Rechnungen

Sehr geehrte/r {Name},

trotz unserer bisherigen Mahnungen sind folgende
Rechnungen weiterhin offen:

{RechnungsListe}

Gesamtbetrag: {GesamtOffen}

Wir bitten Sie dringend, den offenen Betrag
innerhalb von 7 Tagen zu begleichen.

Andernfalls sehen wir uns gezwungen, weitere
Schritte einzuleiten.

IBAN: {IBAN}
Verwendungszweck: Rechnungsnummern (siehe oben)

Mit freundlichen Grüßen
{Firmenname}

„Nicht mahnen"-Flag¶

Für bestimmte Kunden können Sie das Mahnwesen deaktivieren:

Admin → Kunden → [Kunde] → Allgemein → „Nicht mahnen"

Einsatz	Beschreibung
Zahlungsvereinbarung	Kunde zahlt in Raten — keine automatischen Mahnungen
Streitfall	Rechnung wird bestritten — Klärung läuft
Firmenkunde mit Sonderbedingungen	Verlängertes Zahlungsziel, separate Absprache
VIP-Kunde	Persönliche Kontaktaufnahme statt automatischer Mahnung

Rechnungen dieser Kunden werden bei der Simulation und beim Mahnlauf übersprungen.

Zahlungseingang¶

Manuell¶

Rechnung öffnen → „Zahlung verbuchen"
Betrag und Zahlungsdatum eingeben
Status wechselt zu „Bezahlt" (oder „Teilbezahlt")

Automatisch (Bankimport)¶

DiKAS erkennt eingehende Zahlungen automatisch anhand von: - Rechnungsnummer im Verwendungszweck - Kundennamen und IBAN - Betrag (exakt oder Teilzahlung)

→ Banking & SEPA

Praxisbeispiel: Monatlicher Mahnlauf¶

Situation: Restaurant mit 50 Firmenkunden, davon 5 mit offenen Rechnungen.

Simulation starten: 5 überfällige Rechnungen werden angezeigt
3 Rechnungen auf Stufe 0 → werden zu Stufe 1 (Erinnerung)
1 Rechnung auf Stufe 1 → wird zu Stufe 2 (Mahnung)
1 Rechnung auf Stufe 2 → wird zu Stufe 3 (Letzte Mahnung)
Warnung: Kunde Schmidt hat keine E-Mail → Post-Mahnung nötig
Mahnlauf ausführen: 4 E-Mails werden versendet
Kunde Müller (2 offene Rechnungen) erhält eine Sammel-E-Mail mit {RechnungsListe}
Nach 3 Tagen: Bankimport zeigt Zahlung von Müller → beide Rechnungen automatisch als „Bezahlt"

Nächster Schritt¶

→ Abonnements — Wiederkehrende Rechnungen