Gestión de reclamaciones¶

DiKAS dispone de una gestión de reclamaciones de tres niveles para las facturas pendientes. Puede simular el proceso de reclamación (vista previa), enviar automáticamente los niveles de reclamación por correo electrónico y diseñar de forma individual las plantillas de reclamación con marcadores de posición.

Admin → Facturas → Gestión de reclamaciones

Proceso de reclamación¶

Factura creada → Plazo de pago alcanzado → Estado: Vencida
                                              ↓
                                    Reclamación nivel 1 (Recordatorio de pago)
                                              ↓  (7–14 días)
                                    Reclamación nivel 2 (Reclamación)
                                              ↓  (7–14 días)
                                    Reclamación nivel 3 (Última reclamación)

Niveles de reclamación comparados¶

Nivel	Denominación	Tono	Recargo de reclamación típico
0	Sin reclamación	—	—
1	Recordatorio de pago	Amable, objetivo	Ninguno
2	Reclamación	Firme, con fijación de plazo	Opcional (p. ej. 5,00 €)
3	Última reclamación	Serio, con aviso de consecuencias	Opcional (p. ej. 10,00 €)

Tras el nivel 3 no se produce ninguna reclamación automática más. Los pasos posteriores (recobro, abogado) deben iniciarse manualmente.

📊 Comprobar las facturas pendientes¶

Codificación por colores¶

Las facturas vencidas se marcan con color en la lista de facturas:

Color	Significado
Amarillo	1–7 días vencida
Naranja	8–21 días vencida
Rojo	Más de 21 días vencida

Resumen de partidas pendientes¶

En Admin → Facturas → Resumen verá todas las facturas pendientes agrupadas por nivel de reclamación:

Nivel 0 (Aún sin reclamar):       12 facturas      4.567,00 €
Nivel 1 (Recordatorio de pago):    3 facturas      1.234,50 €
Nivel 2 (Reclamación):             1 factura          456,00 €
Nivel 3 (Última reclamación):      0 facturas           0,00 €
─────────────────────────────────────────────────────────────
Total pendiente:                  16 facturas      6.257,50 €

⚙️ Realizar el proceso de reclamación¶

Paso 1: Simulación (vista previa)¶

Antes de enviar las reclamaciones, la simulación muestra qué facturas se verían afectadas:

Admin → Facturas → Gestión de reclamaciones → «Simular»
DiKAS comprueba todas las facturas pendientes:
Estado: Pendiente, Pagado parcialmente o Vencida
Importe pendiente > 0
Plazo de pago superado
Nivel de reclamación < 3 (aún no es la última reclamación)
El cliente no está marcado como «No reclamar»
Resultado: lista de todas las facturas afectadas

Columna	Descripción
N.º de factura	Número de factura
Cliente	Nombre del cliente
Importe pendiente	Aún por cobrar
Nivel actual	Nivel de reclamación anterior
Nuevo nivel	Siguiente nivel de reclamación
Vencida desde	Fecha del plazo de pago
Advertencias	p. ej. «Sin dirección de correo electrónico»

La simulación puede filtrarse y ordenarse (por fecha de vencimiento, importe, nombre del cliente, nivel).

Paso 2: Ejecutar el proceso de reclamación¶

Comprobar la simulación → «Ejecutar proceso de reclamación»
DiKAS ejecuta para cada factura afectada:
Aumentar el nivel de reclamación (p. ej. 0 → 1, 1 → 2, 2 → 3)
Establecer el estado en «Vencida»
Actualizar la fecha de reclamación
Envío de correo electrónico: las facturas se agrupan por cliente
Por cliente: un correo electrónico colectivo con todas las facturas pendientes
La plantilla se elige según el nivel de reclamación más alto
Los marcadores de posición se sustituyen
Se adjunta el pie de página del correo electrónico definido en la configuración

📝 Personalizar las plantillas de reclamación¶

Admin → Configuración → Correo electrónico → Plantillas

Para cada nivel de reclamación hay una plantilla de correo electrónico propia. DiKAS busca la plantilla con el tipo dunning1, dunning2 o dunning3.

Marcadores de posición disponibles¶

Datos del cliente:

Marcador de posición	Se sustituye por
`{Firma}`	Nombre de empresa del cliente
`{Name}`	Nombre mostrado (nombre de empresa o nombre/apellidos)
`{Vorname}` / `{Nachname}`	Nombre y apellidos
`{Strasse}`	Calle y número
`{PLZ}` / `{Ort}`	Código postal y localidad

Datos de la factura:

Marcador de posición	Se sustituye por
`{RechnungsNr}`	Número de factura
`{RechnungsDatum}`	Fecha de la factura (dd.MM.yyyy)
`{FaelligDatum}`	Plazo de pago original
`{Netto}` / `{MwSt}` / `{Brutto}`	Importes (formateados)
`{OffenerBetrag}`	Importe restante aún pendiente

Datos bancarios:

Marcador de posición	Se sustituye por
`{IBAN}` / `{BIC}`	Su cuenta bancaria
`{Bank}`	Nombre del banco
`{Kontoinhaber}`	Titular de la cuenta
`{Firmenname}`	Nombre de su empresa

Específico de la reclamación (con varias facturas):

Marcador de posición	Se sustituye por
`{MahnStufe}`	Nivel de reclamación actual (1, 2 o 3)
`{RechnungsListe}`	Tabla HTML de todas las facturas pendientes
`{GesamtOffen}`	Suma de todos los importes pendientes
`{AnzahlRechnungen}`	Número de facturas pendientes

Lista de facturas (formato colectivo)¶

El marcador de posición {RechnungsListe} genera una tabla con formato:

Factura	Fecha	Vencimiento	Importe
RE-2026-0038	10.02.2026	24.02.2026	456,00 €
RE-2026-0041	01.03.2026	15.03.2026	178,88 €
Total			634,88 €

Ejemplo nivel 1 (recordatorio de pago)¶

Asunto: Recordatorio de pago – Factura {RechnungsNr}

Estimado/a {Name}:

nuestra factura {RechnungsNr} por importe de {Brutto}
vencía para su pago el {FaelligDatum}.

Le recordamos amablemente el pago pendiente.
Le rogamos que transfiera el importe
a la siguiente cuenta:

IBAN: {IBAN}
Concepto: {RechnungsNr}

Si el pago ya se ha realizado,
considere este escrito como sin efecto.

Atentamente,
{Firmenname}

Ejemplo nivel 3 (última reclamación)¶

Asunto: Última reclamación – {AnzahlRechnungen} facturas pendientes

Estimado/a {Name}:

a pesar de nuestras reclamaciones anteriores, las siguientes
facturas siguen pendientes:

{RechnungsListe}

Importe total: {GesamtOffen}

Le rogamos encarecidamente que abone el importe
pendiente en un plazo de 7 días.

De lo contrario, nos veremos obligados a iniciar
otras medidas.

IBAN: {IBAN}
Concepto: números de factura (véase arriba)

Atentamente,
{Firmenname}

Indicador «No reclamar»¶

Para determinados clientes puede desactivar la gestión de reclamaciones:

Admin → Clientes → [Cliente] → General → «No reclamar»

Uso	Descripción
Acuerdo de pago	El cliente paga a plazos: sin reclamaciones automáticas
Caso de disputa	La factura está impugnada: la aclaración está en curso
Cliente corporativo con condiciones especiales	Plazo de pago ampliado, acuerdo separado
Cliente VIP	Contacto personal en lugar de reclamación automática

Las facturas de estos clientes se omiten en la simulación y en el proceso de reclamación.

Entrada de pago¶

Manual¶

Abrir la factura → «Contabilizar pago»
Introducir importe y fecha de pago
El estado cambia a «Pagado» (o «Pagado parcialmente»)

Automática (importación bancaria)¶

DiKAS reconoce automáticamente los pagos entrantes mediante: - Número de factura en el concepto - Nombre del cliente e IBAN - Importe (exacto o pago parcial)

→ Banca y SEPA

Ejemplo práctico: proceso de reclamación mensual¶

Situación: restaurante con 50 clientes corporativos, de los cuales 5 tienen facturas pendientes.

Iniciar la simulación: se muestran 5 facturas vencidas
3 facturas en nivel 0 → pasan a nivel 1 (recordatorio)
1 factura en nivel 1 → pasa a nivel 2 (reclamación)
1 factura en nivel 2 → pasa a nivel 3 (última reclamación)
Advertencia: el cliente Schmidt no tiene correo electrónico → es necesaria una reclamación por correo postal
Ejecutar el proceso de reclamación: se envían 4 correos electrónicos
El cliente Müller (2 facturas pendientes) recibe un correo electrónico colectivo con {RechnungsListe}
Tras 3 días: la importación bancaria muestra un pago de Müller → ambas facturas marcadas automáticamente como «Pagado»

Siguiente paso¶

→ Suscripciones — Facturas recurrentes